Nos arquivos não existem documentos raros, como ocorre nas bibliotecas e nos museus. O processo de avaliação praticado nas instituições arquivísticas resulta (ou deveria resultar, se realizado de acordo com os princípios da área) em documentos representativos do funcionamento do organismo produtor ao longo do tempo. Uma vez escolhidos, tais documentos são considerados de valor permanente, independentemente do nível hierárquico do setor que lhes deu origem. É por isso que muitos autores sugerem que se fale em arquivos permanentes e não em arquivos históricos para designá-los com maior precisão. O valor histórico, afinal, não é uma qualidade inata desses documentos; é um valor de atribuição e, como tal, prerrogativa do uso que o pesquisador poderá fazer de qualquer documento, seja ele antigo ou recente, de alta ou baixa concentração de informações, desprovido ou não de sinais de validação, originário das instâncias decisórias ou das chamadas atividades-meio de determinada entidade.
Ao instituir as "declarações de significância", operação pela qual mensurou o valor dos documentos de seu acervo, dispondo-os numa escala hierárquica de importância com a perspectiva de oferecer proteção proporcional aos mais valiosos, o Arquivo Nacional não apenas subverteu os preceitos clássicos da avaliação como expôs, ainda uma vez, a fragilidade e inconsistência de certas normas que emite. É o que se vê em Gerenciamento de riscos: do planejamento à execução (2019), cujas matrizes estão assentadas em duas publicações do ICCROM feitas em 2016, destinadas ambas a documentos de museus (ou àquilo que se convencionou chamar de patrimônio cultural e que, muito de raspão, tem a ver com arquivos): A guide to risk management of cultural heritage, e The ABC method: a risk management approach to the preservation of cultural heritage, de responsabilidade, entre outros, de José Luiz Pedersoli Jr, também consultor do projeto brasileiro.
O texto técnico do Arquivo Nacional elenca os dez atributos de valor - com as respectivas definições e ponderações - a que submeteu seu acervo: valor histórico/ científico, valor probatório/ legal, proveniência/ procedência, raridade/ singularidade, valor artístico/ estético, valor político/ administrativo, memória/ identidade, valor econômico, acesso e frequência de uso. Mas como só apresenta um gráfico dos resultados alcançados (p. 14), e ainda por cima agrupados pelos setores de sua estrutura organizacional (imagens em movimento, cartográfico, iconográfico, executivo e legislativo, privados, sonoro, documentos raros, biblioteca e judiciário), ficamos curiosos: que fundo ou documento mereceu a nota máxima? e a nota mínima? em que lugar ficou a Lei Áurea? como foi declarada a "significância" do fundo OVNI?
Fonte: Gerenciamento de riscos : do planejamento à execução. [recurso
eletrônico]/Arquivo Nacional, Coordenação-Geral de Processamento e
Preservação do Acervo, Coordenação de Preservação do Acervo, Equipe
de Conservação ‒ Dados eletrônicos (1 arquivo : 4 mb). ‒ Rio de Janeiro :
Arquivo Nacional, 2019, p. 14. Disponível em: http://www.arquivonacional.gov.br/images/ASCOM/